19. Oktober 2025, 17:32 Uhr | Lesezeit: 5 Minuten
Arztbriefe, Medikationspläne, Laborbefunde, Röntgenbilder, gesammelt an einem Ort: Das ist der Grundgedanke hinter der elektronischen Patientenakte, kurz ePA. Am 29. April wurde die elektronische Patientenakte bundesweit eingeführt. Doch wie richtet man diese ein? FITBOOK erklärt es Ihnen.
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Die ePA kann man sich als digitalen, lebenslangen Aktenordner für Gesundheitsdaten vorstellen, so die Verbraucherzentrale.1 Sowohl Arztpraxen als auch Versicherte können darin Dokumente ablegen – etwa Arztbriefe, Medikationspläne, Laborbefunde oder Röntgenbilder. Das soll z. B. Arztwechsel vereinfachen oder den Austausch von Dokumenten zwischen Arztpraxen, Apotheken und Kliniken erleichtern.
Elektronische Patientenakte (in der App) einrichten
Schritt 1 – App downloaden
Dafür muss man wissen: Jede Krankenversicherung bietet ihre eigene ePA-App an. Wer nicht weiß, wie diese App heißt, findet den Namen in einer Liste der Gematik, der nationalen Agentur für digitale Medizin.
Damit die ePA-App auf dem Gerät auch läuft, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein: Notwendig ist nach Angaben der Verbraucherzentrale dafür entweder ein Smartphone oder Tablet mit einem Betriebssystem ab Android 9 oder ab iOS 16. Die ePA-App lässt sich auch am Desktop-PC oder Laptop nutzen, wenn ein Kartenlesegerät ab Sicherheitsklasse 2 mit eigener Tastatur vorliegt.
Schritt 2 – Patientenakte bei der Krankenkasse beantragen
Um die elektronische Patientenakte nutzen zu können, muss man sich bei seiner Krankenkasse für die Nutzung registrieren. Das Identifikations- und Anmeldeverfahren kann sich von Kasse zu Kasse leicht unterscheiden.
Für diese Registrierung und Anmeldung sind nach Angaben der Verbraucherzentrale eine NFC-fähige Gesundheitskarte und die dazugehörige PIN oder eine Gesundheits-ID notwendig.
Übrigens: Eine NFC-fähige Gesundheitskarte erkennt man am Kontaktlos-Logo und an der sechsstelligen sogenannten CAN-Nummer unter den Deutschlandfarben. Wer noch eine alte Karte ohne diese Funktion hat, kann bei der Krankenkasse eine neue anfordern.
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Schritt 3 – Registrierung in der App
Nun ist es möglich, sich in der App zu registrieren. Da in der ePA sensible Gesundheitsdaten verwahrt werden, muss der Login besonders sicher ablaufen. Laut Gematik gibt es zwei Wege: Hat man eine neue, NFC-fähige Gesundheitskarte samt PIN, kann man sie für die Anmeldung nutzen.
Alternativ gibt es auch die Möglichkeit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Der erste Faktor ist die Gerätebindung, die App läuft also nur auf einem Gerät. Darüber hinaus sorgt ein zweiter Faktor für Sicherheit, etwa ein biometrischer Schlüssel wie FaceID auf Apple-Geräten.
Schritt 4: Patientenakte befüllen lassen und Zugriffsrechte einstellen
Geht man nach dem Einrichten in die Arztpraxis, kann man nun darum bitten, dass aktuelle Befunde, Arztbriefe sowie Laborwerte oder auch ältere Dokumente in der elektronischen Patientenakte abgelegt werden. Übrigens: Auch Mutterpass, Impfausweis und Zahnbonusheft können dort in digitaler Form gespeichert werden.
Die ePA lässt sich aber auch vom Patienten selbst befüllen. Arztbriefe, die man nur auf Papier hat, kann man einscannen und hochladen. Und: Man kann in der App festlegen, ob man bestimmten Arztpraxen, Krankenhäusern oder auch Apotheken jeweils Zugriff auf bestimmte Dokumente der ePA gewähren möchte, so die Gematik.
Dabei lässt sich auch einstellen, dass die Berechtigung nur für eine bestimmte Zeitspanne gelten soll – etwa ausschließlich für den Tag, an dem man den Arzttermin hat, heißt es von der Verbraucherzentrale.
So nutzen Sie die elektronische Patientenakte am Computer
Wer seine elektronische Patientenakte (ePA) lieber am PC als über das Smartphone verwalten möchte, kann das ganz bequem mit dem Desktop Client tun.2
Was ist der Desktop Client?
Der Desktop Client ist die PC-Version der ePA. Nutzer können hier Arztbriefe, Befunde, Diagnosen oder Impfunterlagen digital speichern, abrufen und verwalten.
So richten Sie den Desktop Client ein
Laden Sie den Desktop Client aus dem Microsoft Store (Windows) oder Mac App Store herunter. Bei den Krankenkassen erhalten Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die Erstinstallation und Einrichtung.
Für die Nutzung benötigen Sie:
- Ihre elektronische Gesundheitskarte (eGK) mit PIN,
- ein Kartenlesegerät, das mit Ihrem PC verbunden wird (z. B. per USB),
- eine gültige E-Mail-Adresse für die Registrierung.
Achten Sie darauf, dass das Kartenlesegerät G2- oder G2.1-Karten unterstützt und von Gematik oder der Bundesdruckerei empfohlen wird.
Anmeldung ohne Kartenlesegerät: der Web2App-Flow
Alternativ lässt sich die ePA auch ohne Kartenlesegerät öffnen – über den sogenannten Web2App-Flow.
So funktioniert es:
- Öffnen Sie den Desktop Client und scannen Sie den dort angezeigten QR-Code mit der AOK Ident-App auf Ihrem Smartphone.
- Bestätigen Sie die Anmeldung und geben Sie den per E-Mail zugesandten Sicherheitscode ein.
- Danach ist Ihr Gerät sofort freigeschaltet.
Client aktualisieren
Wer den Desktop Client schon länger nutzt, sollte auf das neue Aktensystem umsteigen. Der Umzug ist unkompliziert und wird in einer PDF-Anleitung, z. B. auf der AOK-Seite, beschrieben.
Mit Material von dpa